Op 25, 26 en 27 november hebben de informatiesessies voor zorgaanbieders in het kader van de inkoop Jeugdhulp en Wmo plaatsgevonden. Tijdens deze sessies zijn vragen gesteld door zorg-aanbieders. De meeste vragen zijn direct beantwoord. Een aantal vragen zijn voorgelegd aan een jurist. De antwoorden zijn inmiddels ontvangen. Hieronder staan alle vragen met antwoorden. Heeft u nog vragen? Dan kunt u deze per e-mail sturen naar
Uitsluitingsgronden
- Eén van de vier bewijsmiddelen behorende bij de uitsluitingsgronden betreft de Gedragsverklaring aanbesteden. Deze mag niet ouder dan 24 maanden zijn op het moment van ontvangst door Gemeente. Zie voor meer informatie over de Gedragsverklaring aanbesteden: justis.nl. In de kwaliteitssystemen en bij andere aanvragen wordt meestal een termijn van drie jaren genoemd in plaats van 24 maanden. Kan hier consistentie in worden aangebracht?
Antwoord: We volgen hier artikel 2.89 lid 2 Aanbestedingswet 2012 (ook al is dat op een Open House niet van toepassing). Hierin wordt de termijn van 24 maanden genoemd. - Eén van de vier bewijsmiddelen behorende bij de uitsluitingsgronden betreft een actuele Verklaring Omtrent Gedrag rechtspersonen. Hier staat geen termijn bij genoemd inzake de actualiteit. Hoe oud mag deze verklaring zijn? Maakt de verklaring omtrent gedrag rechts-personen niet ook al onderdeel uit van de Gedragsverklaring aanbesteden (GVA)?
Antwoord: Nee, de VOG is breder van opzet dan de GVA. Zie https://www.justis.nl/service-contact/veelgestelde-vragen/vog-rp. De VOG moet recent zijn en zijn opgevraagd voor de aanmelding op het contractuele systeem (de Open House). - Is een ZZP-er ook verplicht om een gedragsverklaring aanbesteden aan te leveren of is een VOG dan voldoende?
Antwoord: Ook de ZZP-er moet een GVA aanleveren, zie ook https://justis.nl/service-contact/veelgestelde-vragen/gva. - Als eenmanszaak kan ik geen VOG Rechtspersoon aanvragen. Wat nu?
Antwoord: Als eenmanszaak kan er inderdaad geen VOG Rechtspersoon aangevraagd worden. Daarom vraagt u een 'gewone' VOG aan.
Algemene geschikheidseisen
- Bij de algemene geschiktheidseisen is opgenomen dat de (jeugdzorg-)aanbieder een personeelsbestand dient aan te leveren waaruit blijkt dat het personeel aan de gestelde kwaliteitseisen voldoet en beschikt over een VOG. Om in aanmerking te komen voor certificering is dit één van de vereisten waaraan een (jeugdhulp-)aanbieder moet voldoen. Voldoe je hier niet aan dan ontvang je geen certificering. Jaarlijks wordt hierop een audit gedaan. Met het aantonen van de certificering wordt dus al voldaan aan deze eis. Dit is dubbelop en geeft veel administratief werk.
Antwoord: Het klopt dat deze eis ook onderdeel uitmaakt van het kwaliteitsmanagementsysteem en onderdeel van de audit is in het kader van de certificering. Het voornemen is om deze eis wel te laten staan als algemene geschiktheidseis, maar deze lijst niet op te vragen bij aanmelding. Wel hebben gemeenten gedurende de looptijd van de overeenkomst de mogelijkheid om deze lijst op verzoek op te vragen bij de zorgaanbieder. - Er wordt gevraagd naar certificering kwaliteitsmanagement waarin werd aangegeven dat een Kwaliteitshandboek ook voldoet mits deze is getoetst door derden. Mijn vraag is, is er geformuleerd waaraan deze derden moeten voldoen, wie kunnen dat zijn?
Antwoord: Dit is niet nader geformuleerd, maar er dient aangetoond te worden dat de onafhankelijke derde de expertise en professionaliteit heeft om een externe audit te kunnen en mogen doen. De bewijslast hiervoor ligt bij de zorgaanbieder. - Ook de verzekeringspolis is een onderdeel in de certificering, waarop ook een audit plaatsvindt. Wellicht kan deze bij het aantoonbaar hebben van een certificering ook vervallen?
Antwoord: Deze algemene geschiktheidseis komt niet te vervallen en zal bij aanmelding als bewijsmiddel worden opgevraagd. Niet bij alle certificeringen is de verzekeringspolis als verplicht onderdeel meegenomen. Deze eis blijft dus staan. - Het toepassen van de governancecode is onderdeel van het kwaliteitssysteem/certificering. Die kan dus ook vanuit de certificering aan worden getoond.
Antwoord: Voor de Governancecode Zorg geldt dat we overwegen om deze eis wel op te nemen, maar niet op te vragen bij aanmelding. Wel hebben gemeenten gedurende de looptijd van de overeenkomst de mogelijkheid om dit bewijsmiddel op verzoek op te vragen bij de zorgaanbieder. - Het personeel dient in het bezit te zijn van een VOG. Hoe wordt er beoordeeld als de VOG wel in het bezit is maar niet is aangevraagd door de organisatie waar deze persoon nu in dienst is?
Antwoord: De eis is dat de werknemer in het bezit van een VOG is dat bij indiensttreding niet ouder is dan drie maanden. Aan deze eis wordt ook voldaan als een VOG inderdaad niet ouder dan drie maanden is bij indiensttreding maar door een andere organisatie is aangevraagd. - SKJ- en BIG-registratie doen ook een check op de VOG-eis. Daar waar personeel is geregistreerd, is deze uitvraag ook dubbelop.
Antwoord: Niet al het personeel is geregistreerd. Voor geregistreerd personeel hoeft u de VOG niet te overleggen. - De algemene geschiktheidseis om een verklaring te ondertekenen waarin de organisatie bevestigt dat zij beschikt over een anti-fraudebeleid. In deze verklaring geeft de potentiële (jeugdzorg-)aanbieder een toelichting op de specifieke maatregelen die zijn genomen om zorgfraude te voorkomen en te bestrijden. (Jeugdzorg-)aanbieders dienen jaarlijks een productieverantwoording en een door de accountant ondertekende jaarrekening aan te leveren, waaruit blijkt dat rechtmatig is gehandeld. Is dit voldoende?
Antwoord: Het verschaffen van de productieverantwoording en een door de accountant ondertekende jaarrekening staan los van het wel of niet hebben van anti-fraudebeleid. Deze geschiktheidseis ziet toe of een organisatie maatregelen neemt om zorgfraude binnen de organisatie te voorkomen. - Het schrijven van een hulpverleningsplan op een fictieve casus geeft niets weer over de kwaliteit van de ondersteuning/zorg. Het levert niets op, maar geeft wel een hoge administratieve druk. Beter zou zijn om een geanonimiseerd hulpverleningsplan aan te leveren. Maar ook dat zegt niet zoveel aangezien de meeste organisaties dan hun beste plan zullen presenteren. Het schrijven van een hulpverleningsplan op een fictieve casus geeft ook geen zicht op cliënttevredenheid. Het verzoek is om deze eis te laten vervallen.
Antwoord: Deze eis zal niet worden opgevraagd bij aanmelding. Er wordt nog overwogen om deze eis wel te laten staan in die zin dat een gemeente dit op verzoek kan aanvragen gedurende de looptijd van de overeenkomst of dat er toch voor wordt gekozen om deze eis in zijn geheel te laten vervallen. - Hoe lever ik het hulpverleningsplan aan als coöperatie die werkt met onderaannemers? Moet de coöperatie het plan indienen of moeten alle onderaannemers individueel een plan indienen?
Antwoord: De coöperatie wordt gezien als hoofdaannemer die verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de onderaannemers. Dit betekent dat de coöperatie een hulpverleningsplan indient. Zie ook bovenstaand antwoord. - Welke kwaliteitssystemen/certificeringen zijn akkoord?
Antwoord: Zorgaanbieder beschikt over een gecertificeerd kwaliteitsborgingssysteem voor de dienstverlening waarop de overeenkomst ziet en kan hiertoe het certificaat overleggen. Voorbeelden van geaccepteerde certificaten zijn: HKZ, Mijn Keurmerk (Kiwa), HKZ Light, PREZO keurmerk, Keurmerk Kwaliteitswaarborg Zorgboerderijen (Federatie Landbouw en Zorg), ISO 9001:2015, kwaliteitsvisitaties van brancheverenigingen NVO, NIP, NVVP, LVVP, NFG en FVB. Indien opdrachtnemer niet een dergelijk geldig certificaat toont, is de opdrachtnemer gehouden aan te tonen dat het door opdrachtnemer overlegde certificaat gelijkwaardig is aan de opgesomde certificaten. - Als ZZP-er heb ik mijn eigen administratiesysteem, waarin ik de uren en de verslaglegging bijhoud en de facturaties opstel. Ik doe alles zelf. Voldoe ik dan aan de eis inzake administratiesysteem?
Antwoord: De eis is dat de (potentiële) aanbieder beschikt over een administratiesysteem dat hem in staat stelt bij de start van de overeenkomst en bij de uitvoering van de overeenkomst te werken met het berichtenverkeer, volgens de voorgeschreven i-standaarden, in lijn met de voorgeschreven uitvoeringsvariant (bijvoorbeeld Nedap). Als u kunt aantonen dat u met het berichtenverkeer werkt, dan voldoet u hieraan. - Er werd ook gesproken over het anti-fraudebeleid. Ik heb geen medewerkers in dienst. Is een anti-fraudebeleid dan wel op mij van toepassing?
Antwoord: Ja ook als éénpitter dient u aan te tonen dat u/de organisatie effectieve maat-regelen hanteert om zorgfraude te voorkomen, te signaleren en aan te pakken. U dient ook als éénpitter aan te geven hoe fraudepreventie vorm krijgt. Hiervoor dient de potentiële aanbieder een ondertekende verklaring waarin de organisatie bevestigt dat zij beschikt over een anti-fraudebeleid. In deze verklaring geeft de potentiële aanbieder een toelichting op de specifieke maatregelen die zijn genomen om zorgfraude te voorkomen en te bestrijden.
Voorlopige planning
- Er is relatief weinig tijd om de bewijsmiddelen tijdig en volledig aan te leveren. Dat is wel een belangrijke fase in deze inkoop omdat het juist en correct aanleveren afhankelijk is van de toelating. Het verzoek is om met een hersteltermijn te werken.
Antwoord: Er zal sprake zijn van een hersteltermijn om ontbrekende stukken of incomplete stukken binnen een bepaalde hersteltermijn alsnog aan te leveren, mits de (jeugdhulp-)aanbieder gemotiveerd aantoont niet aan de gestelde termijn te kunnen voldoen. Het blijft de verantwoordelijkheid van de (jeugdhulp-)aanbieder om wél aan de termijnen te voldoen zoals gesteld in het inkoopdocument. In de planning zal de herstelperiode worden opgenomen. - Er is vaak een wachttijd bij Justis voor het aanvragen van de documentatie. Wordt er rekening gehouden met deze wachttijd?
Antwoord: Ja, als er door een wachttijd bij Justis en dus buiten toedoen van de zorgaanbieder de documentatie niet tijdig geleverd kan worden dan ontvangt de (jeugd-)zorgaanbieder hiervan een bewijs van Justis. Het aanleveren van dit bewijs is dan voldoende als de documenten daarna wel binnen een bepaalde termijn aangeleverd worden. Deze eis zal worden toegepast bij aanmelding, zorgaanbieders kunnen deze documentatie dus nu al aanvragen. - Het verzoek is tijdens de vragenronde twee termijnen in de planning op te nemen. Op deze wijze kunnen zorgaanbieders aanvullende vragen stellen op de antwoorden uit de eerste vragenronde.
Antwoord: De planning zal hierop worden aangepast. - Het verzoek om spoedig ook de bijlagen met daarin de formats inzake de bewijsmiddelen te verstrekken. Zo kunnen zorgaanbieders zich voorbereiden.
Antwoord: Zodra er door de gemeenten akkoord op de op te vragen bewijsmiddelen is, zullen de bijlagen met daarin de formats in concept worden toegestuurd en op de website worden geplaatst. Let op, dit is enkel als voorbeeld. De definitieve bijlagen van de formats vindt u bij publicatie bij de inkoopdocumenten. Deze definitieve formats dienen ingevuld te worden voor de aanmelding van de inkoop.
